Struktur im Alltag & ein freier Kopf: 3 Apps für To-do-Listen im Test

Manchmal ist der Kopf so voll mit To-do’s, dass wir gar nicht mehr wissen, wo uns der Kopf eigentlich steht. Wir sind überall mit unseren Gedanken, nur nicht im Moment. Um das Chaos etwas zu ordnen, helfen Apps für To-do-Listen. 3 haben wir getestet.

Wir alle nutzen momentan als To-do-Liste unsere Notizen bzw. Kalender im Handy, Post-its oder ein Kalenderbuch. Oder alles gleichzeitig. Das funktioniert recht gut, ist aber doch irgendwie umständlich. Schnell haben wir To-do’s doppelt aufgeschrieben –  eins in der Handy-Notiz, das andere auf einem Post-it. Also haben wir uns auf die Suche nach etwas begeben, das uns mehr Überblick verschafft. Unsere Hoffnung dabei: anstehende Aufgaben stets im Auge behalten. Die Apps “Remember the Milk”, “Wunderlist” und “Todoist” hörten sich für uns vielversprechend an. Also haben wir sie einem Praxistest unterzogen. Dabei waren uns folgende Kriterien wichtig:

• Sind sie alltagstauglich und einfach in der Handhabung?
• Können wir einfach loslegen und fühlen wir uns wohl bei der Nutzung?
• Können sie dazu beitragen, unsere Life Balance verbessern?

Für alle drei Apps haben wir die kostenlosen Basis-Versionen getestet. Was Aufbau und Logik angeht, waren sich die Apps alle sehr ähnlich. Bei allen drei Apps konnten wir:

• verschiedene Listen anlegen und sie individuell benennen (z.B. Einkauf, Urlaubsplanung, Berufliches etc.)
• Fälligkeitsdatum hinzufügen
• wiederkehrende Aufgaben definieren
• Aufgaben offline hinzufügen / im Flugmodus arbeiten
• Aufgaben nach “Heute” und “diese Woche” gegliedert sehen
• Listen mit anderen teilen
• sofort auf dem Startbildschirm eine Aufgabe hinzufügen
• App-Icon-Hinweise (rote Zahl am App-Icon): Anzeige unerledigter Aufgaben
• Aufgaben suchen über eine Suchfunktion
• erledigte Aufgaben ansehen

1. To-do-Listen App: “Remember the Milk”

Was vom Namen her zunächst an eine Einkaufsliste erinnert, verspricht viel mehr: Remember the Milk nennt sich die “schlaue To-do-App für beschäftigte Menschen”. Sie will dabei helfen, die Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen. Und zwar überall. Außer der oben genannten Funktionen hält die To-do-Listen App noch die folgende bereit:

• “smart Add” (dazu im Text mehr)
• Schätzung Zeitaufwand angeben
• Ort zuordnen
• Aufgaben delegieren
• Aufgaben gruppiert anzeigen nach Liste, Tags, Ort, Datum oder persönlichen Kriterien (“Smart Lists”)

Die Premiumversion kann für $39,99/Jahr erworben werden. Sie bietet zusätzlich u.a. unbegrenztes Teilen, das Anlegen von Unteraufgaben, verschiedene Farben für die Tags, Erinnerungen und das Anhängen von Dateien.

Der Einstieg

Nach der schnellen Registrierung per E-Mail (alternativ: Facebook, Google) können wir direkt loslegen und eine neue Aufgabe auf dem Startbildschirm mit einem “+” hinzufügen. Wir können dann z.B. eine Liste zuordnen, ein Fälligkeitsdatum eingeben oder einen Ort zuweisen. Wir wundern uns, wo wir Notizen hinzufügen können. Später stellen wir fest, dass wir in die Aufgabe reinklicken und sie bearbeiten müssen. Hier gibt es ein “+”, über das wir Notizen hinzufügen können. Das hat uns etwas verwirrt, da das “+” genauso aussieht wie das, wenn man eine neue Aufgabe addiert.

Alltagstauglichkeit

Die App lässt sich leicht in unseren Alltag integrieren. Wir können direkt starten. Sowohl als Android- als auch als iOS-Nutzer. Zwar müssen wir uns registrieren, aber das macht auch Sinn! Schließlich möchten wir Aufgaben mit unseren Partnern oder Freunden teilen (oder umgekehrt). Die Funktion “smart Add” macht das Eingeben von neuen Aufgaben besonders schnell: Datum, Priorität, Liste etc. können wir mit bestimmten Shortcuts (Sonderzeichen) direkt ins Eingabefeld hinzufügen. Zum Teil finden wir die App aber etwas komplex. Wenn wir z.B. eine Aufgabe nachträglich bearbeiten möchten, müssen wir zweimal klicken, bis wir die Eingaben machen können. Das ist bei den anderen beiden Apps nicht der Fall.

Nicht so gut gefällt uns auch, dass wir in der Übersicht “Alle Aufgaben” nicht sehen, welchen Listen (z.B. Einkauf, Urlaubsplanung) die jeweiligen Aufgaben zugeordnet sind. Lediglich das Datum wird angezeigt. Leider aber nicht chronologisch. Das ist bei 3 Aufgaben zwar nicht weiter schlimm, bei 20 hingegen schon. Viele hilfreiche Einstellungen waren zudem etwas versteckt. Erst als wir die App-Einstellungen durchstöbern, haben wir weitere Funktionen entdeckt. Z.B. dass wir festlegen können, ob die App-Icon-Hinweise alle unerledigten Aufgaben oder die heute fälligen Aufgaben anzeigen sollen. Das alles rauszufinden hat natürlich Zeit in Anspruch genommen. Es kommt immer darauf an, wie viel Zeit du in die Anwendung stecken willst. Grundsätzlich ist die App ist auch ohne detaillierte Kenntnisse gut nutzbar!

Design und Wohlfühlen

Remember The Milk ist von allen drei Apps die, die uns am wenigsten anspricht. Die Kuh als Symbol ist zwar witzig und die Gestaltung insgesamt professionell. Die Farben aber wirken auf uns eher kühl. Wie eine formale Plattform oder ein Formularbogen vom Amt. Manchmal sind To-do’s sowieso schon unangenehm. Wenn dann die Gestaltung der App auch nicht so angenehm ist, dann motiviert uns das eher weniger.

Erhöht die App unsere Life Balance?

Wir finden: ja! Remember the Milk hilft uns – wie versprochen – unsere Aufgaben aus unserem Kopf zu bekommen. Die Basis-Version ist für unsere Zwecke ausreichend. Uns fehlen keine Funktionalitäten. Im Gegensatz zu den anderen Apps haben wir hier außerdem die Möglichkeit, mehrere Ansichten auszuwählen. Wir können unsere To-do’s nicht nur gruppiert nach “heute”, “morgen, “diese Woche” ansehen, sondern auch nach unseren individuellen Tags oder sogar dem Ort. Letzteres ist insbesondere dann interessant, wenn man in verschiedenen Supermärkten einkauft. Einzig der Wohlfühlfaktor ist bei dieser App nicht so groß wie bei den anderen.

2. To-do-Listen App “Wunderlist”

Die komplett kostenlose App verspricht: Sie ist der einfachste Weg, unsere Aufgaben zu erledigen. Egal in welchem Lebensbereich wir To-do’s haben, Wunderlist will uns dabei beim Erledigen unterstützen. Und zwar ohne, dass wir einen Termin vergessen. Die folgenden Funktionen sind besonders an der App:

• Erinnerung als Push-Nachricht
• Dateien hinzufügen
• Unteraufgaben anlegen
• Websiten oder Artikel direkt aus dem Browser heraus speichern
• Gelöschte Listen wiederherstellen

Der Einstieg

Auch Wunderlist können wir intuitiv bedienen, ohne dass wir uns einlesen müssen. Direkt auf dem Startbildschirm können wir über ein “+” ein To-do hinzufügen oder eine neue Liste erstellen. Wir sehen, dass Aufgaben nach “heute” oder diese “Woche” gruppiert werden. Was wir erst später feststellen: Wir können besonders wichtige Aufgaben mit einem Stern markieren. Diese werden dann in einer extra Liste auf der Startseite angezeigt. Genauso war uns nicht klar, dass wir Aufgaben mit einem Hashtag vertaggen können. Die Aufgaben, die diesem Tag zugeordnet sind, können wir über die Suchfunktion finden.

Alltagstauglichkeit

Wunderlist ist leicht zu bedienen ist und sowohl für iOS als auch Android geeignet. Registriert haben wir uns per E-Mail, aber auch mit Facebook oder Google ist ein Login möglich. Obwohl Wunderlist kostenlos ist, erscheint sie uns auf den ersten Blick am  umfangreichsten. Auf den zweiten Blick merken wir: Besonders im Vergleich mit Remember The Milk und Todoist fehlen uns zentrale Funktionen: z.B. die Möglichkeit zu priorisieren, einzelne Aufgaben zu delegieren oder mehrere Aufgaben gleichzeitig umzuplanen. Zwar hat Wunderlist dafür andere Funktionen wie das Hinzufügen von Dateien und Kommentaren, das Markieren besonders wichtiger Aufgaben, die Sortierung innerhalb einer Liste oder die Push-Nachrichten-Funktion. All diese Funktionen sind für uns drei im Alltag aber nicht wichtig.

Und was die Push-Nachrichten angeht sind wir zwiegespalten: Zwar helfen sie uns, wirklich nichts zu vergessen. Gleichzeitig aber empfinden wir sie als zusätzlichen Stress. Für uns sind die App-Icon-Hinweise ausreichend. So wissen wir, dass es noch offene Aufgaben gibt. Wir können aber selbst entscheiden, wann wir die App öffnen. Was wir aber super finden: Wir können direkt vom Browser aus Artikel bzw. URLs speichern, ohne dass wir die App öffnen müssen. Da wir doch immer mal etwas lesen oder sehen, das uns gefällt, ist diese Funktion für uns sehr hilfreich.

Design und Wohlfühlen

In Bezug auf das Design gefällt uns Wunderlist am besten. Wir können eines von verschiedenen Hintergrundbildern auswählen und die App so etwas nach unserem Geschmack individualisieren. Das macht das Erledigen von To-do’s etwas angenehmer. Wohlfühlfaktor also gegeben! Auch ansonsten ist die App sehr ansprechend und clean, das design freundlich, frisch und einfach.

Erhöht die App unsere Life Balance?

Wenn wir nach Wohlfühlen gehen, dann auf jeden Fall. Es macht Spaß, To-do’s in diese Liste einzutragen. Und wenn du wirklich nur die Grundfunktionen einer To-do-Liste haben und dich etwas besser als über deine Handynotizen organisieren möchtest, dann ist Wunderlist auf jeden Fall ausreichend. Wir haben erst im Vergleich mit Todoist und Remember The Milk gemerkt, dass uns etwas fehlt bei Wunderlist. Aber auch hier kommt es wieder darauf an, welche Anforderungen du an deine To-do-Liste hast. Mit Wunderlist kannst du auf jeden Fall deine Aufgaben strukturieren und dich erinnern lassen. Dein Kopf wird dadurch garantiert frei für die schönen Dinge des Lebens :-).

3. To-do-Listen App: “Todoist”

Das Nutzenversprechen von Todoist spricht uns sehr an: “Organisiere dein Leben. Damit du es genießen kannst…” Wir sollen stets den Überblick über unsere Aufgaben behalten und so mehr innere Ruhe genießen. Wenn das mal nicht nach Life Balance und Lebensfreude klingt! Diese Kernfunktionen der kostenlosen Basis-Version sollen dazu beitragen:

• Priorisierung
• einzelne Aufgaben delegieren
• smarte Aufgabenerstellung
• Produktivität tracken
• Karmapunkte sammeln für jede erledigte Aufgabe

Der Einstieg

Todoist macht den Einstieg leicht. Nach einer Registrierung per Mail (alternativ: Google oder Facebook) konnten wir wie bei den anderen beiden Apps direkt loslegen und ein To-do über das “+” anlegen. Als besonders hilfreich empfinden wir, dass schon ein paar Listen wie “Besorgungen”, “Berufliches”, “Einkauf”, “Persönliches” angelegt waren, die wir direkt verwenden konnten.

Alltagstauglichkeit

Durch die einfache Handhabung der App, konnten wir Todoist schnell in unseren Alltag integrieren – sowohl als Android- als auch als iOS-Nutzer. Besonders gefällt uns die smarte Aufgabenerstellung: Ins Eingabefeld können wir neben dem Aufgabentitel (z.B. Blumen gießen) auch Listen direkt mit “#”, Prioritäten mit “!” oder Datumsangaben mit “heute” oder “Sonntag” eingeben. Sogar wiederkehrende Fälligkeiten erkennt Todoist, z.B. “Blumen gießen täglich”. Das Datum einer Aufgabe können wir auch anpassen, ohne dass wir in die Aufgabe reinklicken mussten. Das funktioniert bei den anderen beiden Apps nicht. So smart Todoist auch ist, es gibt doch einige Funktionen die nur in der kostenpflichtigen Premiumversion verfügbar sind: z.B. die Erstellung von Tags und benutzerdefinierten Aufgabenfiltern, das Teilen von ganzen Listen, das Einstellen von Erinnerungen, oder auch eine Kommentarfunktion. Letztere wäre insbesondere deshalb hilfreich, weil es auch sonst keine Notizfelder gibt.

Design und Wohlfühlen

Todoist hat ein ansprechendes und cleanes Design. In der Basis-Version können wir wählen: Rot, schwarz, orange oder weiß? Nicht nur das Gesamtdesign, sondern auch die einzelnen Listen können wir farblich voneinander abgrenzen.Ansonsten ist die App sehr übersichtlich gestaltet und gibt ein gutes Gefühl.

Erhöht die App unsere Life Balance?

Wie auch die beiden anderen Apps hält Todoist sein Versprechen, unseren Kopf freizumachen und uns einen Überblick zu geben. Hinzu kommt das neutrale aber freundliche Design. Ein weiterer Pluspunkt: Todoist hat uns ermutigt, das Leben zu genießen. Wenn wir für “heute” alle Aufgaben erledigt haben, steht auf dem Screen z.B. so etwas wie: “Du hast alle Aufgaben erledigt. Genieße deinen Nachmittag”. Schön gemacht!

Unser Fazit: Mehr Struktur und Überblick Durch To-Do-Listen Apps

Eine App statt Handynotizen, Kalender oder Post-its: Ist das wirklich hilfreich? Wir finden: ja! Das sind unsere Hauptgründe für eine To-do-Listen App:

• To-do’s können datiert und priorisiert werden
• alle To-do’s an einer Stelle und trotzdem ein guter Überblick
• To-do’s sind immer griffbereit (denn das Handy haben wir immer dabei)

Alle drei Apps funktionieren intuitiv (mit ein bisschen Rumprobieren). Wir haben uns zunächst keine Anleitung angeschaut. Viele Funktionalitäten haben wir also “learning by doing” entdeckt.

Und da du alsLiebhaber von To-do-Listen ja sicher auch auf etwas Struktur stehst, haben wir dir hier nochmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

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